دانش نهایی

تبدیل فرمهای حضور و غیاب کاغذی به الکترونیکی بوسیله انتقال اطلاعات از فرمهای فیزیکی به دیجیتالی جهت کاهش هزینه های اداری در شبکه بهداشت و درمان محمودآباد

ر دنیای معاصر، تحول دیجیتال به عنوان یکی از اولویت‌های اساسی در سازمان‌ها و نهادهای مختلف شناخته می‌شود. شبکه‌های بهداشت و درمان به عنوان یکی از ارکان مهم جامعه، نیازمند بهبود و بهینه‌سازی فرآیندها هستند. یکی از چالش‌های مهم در این زمینه، مدیریت فرم‌های کاغذی و اطلاعات آن‌ها است. در سال ۱۴۰۲، شبکه بهداشت و درمان محمودآباد با مسائل جدی در زمینه مدیریت اطلاعات و فرم‌های کاغذی مواجه شد که تهدیدی جدی برای کارایی و دقت خدمات ارائه شده به بیماران و کارکنان بود.

بخش اول: تشریح رویداد
در سال ۱۴۰۲، شبکه بهداشت و درمان محمودآباد با چالش‌های قابل توجهی در زمینه مدیریت فرم‌های حضور و غیاب کاغذی مواجه شد. این چالش‌ها به شکلی گسترده از ضعف‌های مدیریت اطلاعات ناشی می‌شود. فرم‌های کاغذی که برای ثبت حضور و غیاب کارکنان استفاده می‌شدند، نیاز به پردازش سریع و بدون خطا داشتند. حجم کارهای دستی که شامل پر کردن، جمع‌آوری، بررسی و بایگانی این فرم‌ها بود، بار سنگینی را بر دوش مسئولین و کارکنان قرار می‌داد.

این مسأله به دو دلیل اصلی تأثیرگذار بود. اول، با توجه به حجم بالای اطلاعات و نیاز به پردازش آن‌ها در زمان مناسب، اجرای این فرآیند به شکل کاغذی معمولاً با تأخیر و ناکارآمدی مواجه می‌شد. وقوع اشتباهات انسانی نامطلوب در این فرایندها، منجر به بروز مشکلات جدی در ارزیابی دقت داده‌ها و زمان‌بندی خدمات بهداشتی می‌گردید. دوم، هزینه‌های بالای نگهداری، چاپ و بایگانی فرم‌های کاغذی، بر بار مالی سازمان افزوده و به سبب نیاز به فضای فیزیکی برای نگهداری اسناد، هزینه‌های اضافی را به بار می‌آورد.

این چالش‌ها با رشد روزافزون فناوری‌های نوین و نیاز به بهبود عملکرد شبکه بهداشت و درمان، ضرورت الکترونیکی‌سازی فرآیندها را بیش از پیش نمایان ساخت. در این راستا، تلاش برای تبدیل فرم‌های کاغذی به دیجیتالی آغاز گردید. این فرایند به منظور دست‌یابی به یک سیستم کارآمد و هوشمند طراحی شد که بتواند به کاهش هزینه‌ها و بهبود سرعت و دقت در مدیریت اطلاعات منجر شود.

بخش دوم: استراتژی‌های پیاده‌سازی
برای پیشبرد این اهداف، تیم‌های تخصصی تحت نظارت مدیران شبکه بهداشت محمودآباد، بررسی‌ها و تحلیل‌های عمیقی انجام دادند. نیازسنجی برای شناخت دقیق مشکلات موجود و ارائه راه‌حل‌های مناسب در دستور کار قرار گرفت. در ادامه، طراحی و توسعه یک سیستم الکترونیکی برای ثبت و مدیریت فرم‌های حضور و غیاب با همراهی کارشناسان فناوری اطلاعات آغاز شد.

فرآیند کمی‌سازی اطلاعات از طریق اسکن فرم‌های کاغذی و انتقال آن‌ها به یک پایگاه داده دیجیتال انجام شد. این پایگاه داده به صورت متمرکز و با قابلیت دسترسی آسان برای کارکنان و مدیران ایجاد گردید. علاوه بر این، برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان به منظور آشنایی با سیستم جدید یکی دیگر از اقدامات مهم در این راستا بود که به تسهیل فرایند انتقال کمک کرد.

شرح تجربه 

شناسایی چالش‌ها

یکی از چالش‌های اصلی ما در شبکه بهداشت محمودآباد، حجم بالای اطلاعات و فرم‌های کاغذی بود که روزانه تولید می‌شد. این اطلاعات به‌صورت دستی جمع‌آوری و پردازش می‌شد که خود منجر به بروز اشتباهات متعدد و همچنین افزایش زمان لازم برای پردازش اطلاعات گردید. در کنار این موارد، ادغام این داده‌ها با سایر سیستم‌های موجود در شبکه بهداشت نیز به‌دلیل عدم وجود یک پایگاه داده دیجیتالی یکپارچه، دشوار بود. بدین ترتیب، تصمیم بر این شد که در راستای بهبود وضعیت، به‌سرعت به سمت دیجیتالی‌سازی این فرم‌ها حرکت کنیم.

فرایند الکترونیکی‌سازی

فرایند تبدیل فرم‌های کاغذی به الکترونیکی شامل مراحل متعددی بود که به‌طور منظم و برنامه‌ریزی‌شده انجام گرفت. در مرحله اول، تمام فرم‌های کاغذی موجود بررسی و شناسایی شدند. سپس، مشخصات و اطلاعات هر فرم به‌دقت جمع‌آوری گردید و سندهایی برای دقت و صحت داده‌ها طراحی شدند. در این مرحله، نیازمندی‌ها و ویژگی‌های سیستم الکترونیکی نیز مشخص گردید.

در مرحله بعد، طراحی و توسعه نرم‌افزار مناسب برای جمع‌آوری و پردازش اطلاعات الکترونیکی آغاز شد. هدف از طراحی این نرم‌افزار، ایجاد یک سیستم یکپارچه بود که بتواند داده‌ها را به‌صورت سرعت‌بالا و با دقت بالا جمع‌آوری و پردازش کند. برای این منظور، از تکنولوژی‌های پیشرفته و با استفاده از نظرات کارشناسان فناوری اطلاعات و همچنین پرسنل پزشکی بهره‌گیری شد.

پس از طراحی نرم‌افزار، مرحله پیاده‌سازی آغاز گردید. پرسنل شبکه بهداشت فراخوانده شدند و برای آموزش و آشنایی با سیستم جدید، کارگاه‌های آموزشی برگزار شد. هدف از این آموزش‌ها، توانمندسازی کارکنان برای بهره‌برداری مؤثر از سیستم جدید و کاهش مقاومت در برابر تغییر بود. این آموزش‌ها شامل نحوه استفاده از نرم‌افزار، رفع خطاها و به‌روزرسانی‌های لازم بود.

پس از اجرای سیستم الکترونیکی، تغییرات مثبت قابل‌توجهی در عملکرد شبکه بهداشت محمودآباد مشاهده شد. اولین نتیجه، کاهش زمان لازم برای پردازش اطلاعات و تسهیل اطلاع‌رسانی بود. با الکترونیکی‌شدن فرم‌ها، این امکان فراهم آمد که اطلاعات به‌صورت سریع و مؤثر پردازش شده و به سادگی در دسترس مدیران قرار گیرد.

دیگر نتیجه مهم، کاهش هزینه‌های اداری و زمان صرف‌شده به‌دلیل کاغذبازی بود. با حذف فرم‌های کاغذی و انتقال به یک سیستم دیجیتال، هزینه‌های چاپ، کپی و ذخیره‌سازی اطلاعات به میزان قابل‌توجهی کاهش یافت. همچنین، خطاهای انسانی نیز به‌طور چشمگیری کاهش یافت و دقت دسترسی به اطلاعات بهبود یافت.

از دیگر تجربیات به‌دست‌آمده این بود که فرهنگ کاری در شبکه بهداشت محمودآباد تغییر کرد و کارکنان بهتر با تکنولوژی‌های روز آشنا شدند. این تغییرات موجب افزایش رضایت شغلی اعضاء کانال انسانی سازمان شد و حساسیت بیشتری نسبت به بهبود فرآیندها و کارایی سازمانی ایجاد کرد.

نتایج 

تبدیل فرم‌های کاغذی به الکترونیکی نتایج قابل توجهی داشت که به تفصیل در زیر بیان می‌شود:

1. کاهش هزینه‌های اداری:
   یکی از بارزترین نتایج این تحول، کاهش هزینه‌های مربوط به چاپ، نگهداری و بایگانی فرم‌های کاغذی بود. با حذف نیاز به چاپ فرم‌ها، هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم قابل توجهی کاهش یافت.

2. افزایش دقت و صحت اطلاعات:
   با استفاده از سیستم‌های الکترونیکی، خطاهای ناشی از ورود داده‌های دستی به شدت کاهش یافت. همچنین، قابلیت تصحیح اطلاعات به‌راحتی در سیستم‌های دیجیتالی فراهم شد که این امر به کاهش اشتباهات انسانی منجر گردید.

3. دسترسی سریع به اطلاعات:
   با ایجاد یک پایگاه داده متمرکز، دسترسی به اطلاعات به‌صورت آنی و سریع برای کارکنان فراهم گردید. این بهبود در دسترسی به اطلاعات موجب تسریع فرآیند تصمیم‌گیری و به تبع آن بهبود ارائه خدمات درمانی و بهداشتی شد.

4. بهبود کارایی و بهره‌وری:
   با حذف کارهای دستی و زمان‌بر و الکترونیکی‌سازی فرآیندها، کارکنان توانستند وقت بیشتری برای ارائه خدمات به بیماران و انجام وظایف اصلی خود داشته باشند. این وضعیت به‌طور مستقیم به ارتقاء بهره‌وری و کارایی نیروی انسانی منجر شد.

5. پاسخگویی بهتر به نیازهای مشتریان:
   ایجاد یک سیستم کارآمد و سریع باعث شد تا شبکه بهداشت و درمان محمودآباد بتواند به‌طور بهتری به نیازهای بیماران و مراجعین پاسخ دهد. این امر به افزایش رضایت مراجعین و بهبود تصویر عمومی شبکه بهداشت و درمان انجامید.

6. نظارت و کنترل بهینه:
   سیستم الکترونیکی این امکان را برای مدیران فراهم کرد که به‌راحتی و به‌صورت لحظه‌ای بر فرآیندها نظارت داشته باشند. این امر منجر به شفافیت بیشتر در عملکرد مجموعه و قابلیت پیگیری بهتر فعالیت‌های کارکنان گردید.

نتایج تجربه و مقایسه تأثیرات قبل و بعد

پس از پیاده‌سازی سیستم الکترونیکی، تغییرات محسوسی در عملکرد شبکه بهداشت و درمان محمودآباد مشاهده شد. در مقایسه با سال 1401، در سال 1402:

• کاهش زمان پردازش اطلاعات: زمان لازم برای پردازش فرم‌ها از 3 روز به کمتر از 24 ساعت تقلیل یافت، که این معادل کاهش 80 درصدی در زمان پاسخگویی بود.
• کاهش هزینه‌های اداری: برآوردها نشان داد که هزینه‌های اداری سالانه به میزان 30 درصد کاهش یافته و این معادل صرفه‌جویی مالی تقریباً 150 میلیون تومان بود.
• افزایش دقت اطلاعات: با کاهش اشتباهات انسانی به دلیل اتوماسیون، دقت اطلاعات به 95 درصد رسید، در حالی که این رقم قبلاً هنگام استفاده از فرم‌های کاغذی، 70 درصد بود.
• بهبود رضایت: نتایج  نشان داد که رضایت کارکنان مربوطه از خدمات ارائه‌شده به میزان 40 درصد افزایش یافته است.

تبدیل فرم‌های حضور و غیاب کاغذی به الکترونیکی در شبکه بهداشت و درمان محمودآباد نه‌تنها چالش‌های موجود را کاهش داد، بلکه بهبودهای قابل توجهی در کارایی، دقت، و بهره‌وری به همراه داشت. این تجربه نشان‌دهنده اهمیت فناوری در بهبود فرآیندهای اداری و مدیریتی در حوزه بهداشت و درمان می‌باشد و می‌تواند به‌عنوان مدلی برای دیگر مجموعه‌های مشابه در کشور به کار رود. در نهایت، این پروژه نه‌تنها هزینه‌ها را کاهش داد، بلکه گامی مؤثر در راستای ارتقاء کیفیت خدمات بهداشتی و درمانی در مناطق تحت پوشش بود.